Freiberufler und Gewerbetreibende · Beitrag 03
Digitale Kassen und das Ende der Papierbons: Das plant die Bundesregierung ab 2028!
Nach den Plänen der Bundesregierung müssen viele offene Ladenkassen durch elektronische Kassensysteme ersetzt werden. Ebenfalls mit Wirkung ab 2028 soll die Ausgabe von Papierbons durch die Bereitstellung digitaler Belege abgelöst werden. Diese und weitere Pläne beinhaltet der Gesetzentwurf „zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“.
Digitale Kassen
Offene Ladenkassen – ohne elektronische Aufzeichnungssysteme – werden weiterhin verbreitet eingesetzt. Gerade in bargeldintensiven Branchen besteht durch den Einsatz dieser Kassen eine einfache und schwer nachzuweisende Möglichkeit, Umsätze nicht in voller Höhe zu erklären. Daher besteht, so das Bundesfinanzministerium in seiner Mitteilung vom 23.9.2026 zum Regierungsentwurf, ein gesteigertes Risiko der nicht ordnungsgemäßen Erfassung von Einnahmen und damit in der Folge von Steuerhinterziehung.
Das Risiko soll durch eine Neuregelung (§ 146b Abs. 1 der Abgabenordnung (AO)-Entwurf) wie folgt reduziert werden: „Steuerpflichtige, deren Gesamtumsatz i. S. des § 19 Abs. 2 S. 1 des Umsatzsteuergesetzes 100.000 EUR im Kalenderjahr überschreitet und die einen land- und forstwirtschaftlichen oder einen gewerblichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind, müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem i. S. des § 146a Abs. 1 S. 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 S. 1 der Kassensicherungsverordnung verwenden (Kassenpflicht).“
Beachten Sie — Beim Einsatz von elektronischen Kassen, die den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, werden die Grundaufzeichnungen durch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt und es werden Grundaufzeichnungen nach der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) erzeugt. Damit wird das Entdeckungsrisiko bei einer nicht richtigen Erfassung von Einnahmen und damit von Steuerhinterziehungen signifikant erhöht.
Nicht unter diese Kassenpflicht sollen jedoch Steuerpflichtige fallen, die Barzahlungen annehmen und deren Umsatz mit Bargeld unter 12.000 EUR im Kalenderjahr liegt (vgl. § 146b Abs. 1 S. 2 AO-Entwurf). Weitere Ausnahmen kann das Bundesfinanzministerium durch eine Rechtsverordnung regeln. Dabei kommen etwa Vertrauenskassen oder die Direktvermarktung in Landwirtschaftsbetrieben sowie Wochen- und Jahrmärkte in Betracht.
Inkrafttreten: Wird die Umsatzgrenze nach Abs. 1 erstmals überschritten, dann greift die Kassenpflicht ab dem 1.7. des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem die Umsatzgrenze überschritten wurde. Nach dem Regierungsentwurf gilt die Kassenpflicht auch für diejenigen Steuerpflichtigen, die die Umsatzgrenzen im Jahr 2026 überschritten haben. In diesen Fällen gilt die Kassenpflicht bereits ab dem 1.1.2028 und nicht erst ab dem 1.7.2028.
Beachten Sie — Im Zusammenhang mit dem Einsatz elektronischer Kassen sieht der Regierungsentwurf weitere Aspekte vor. Dies sind beispielsweise diese Maßnahmen:
- Einführung einer Mitteilungspflicht bei einem Wechsel der TSE.
- Schaffung eines Steuerstraftatbestands beim Einsatz und Inverkehrbringen von Manipulationsprogrammen für elektronische Aufzeichnungssysteme.
Digitaler Beleg statt Papierbon
Die papierhafte Belegausgabepflicht soll ab dem Jahr 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden.
Der Beleg muss in einem standardisierten Datenformat zur Verfügung gestellt werden. Hinsichtlich des Bereitstellungswegs soll Technologieoffenheit bestehen.
Es sollen also keine technischen Vorgaben bestehen, wie der Beleg zur Entgegennahme bereitgestellt oder übermittelt werden muss. So soll es z. B. zulässig sein, wenn der Kunde unmittelbar über eine Bildschirmanzeige (z. B. in Form eines QR-Codes) den elektronischen Beleg entgegennehmen kann.
Beachten Sie — Eine Übermittlung kann z. B. auch als Download-Link, per Near-Field-Communication (NFC), per E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto erfolgen.
MERKE — Der Anspruch des Kunden auf eine papierhafte Quittung soll bestehen bleiben. Jedoch soll der Steuerpflichtige einen papierhaften Beleg nur noch auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden zur Verfügung stellen müssen. Damit soll sichergestellt werden, dass digitale Belege künftig vorrangig sind und Papierbelege die Ausnahme bleiben. |
Ausblick
Das Gesetz muss nun das parlamentarische Verfahren im Bundestag und im Bundesrat durchlaufen. In diesem Zuge sind etwaige Änderungen nicht ausgeschlossen.
Quelle — Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen, Regierungsentwurf vom 23.9.2026; BMF, Mitteilung vom 23.9.2026: „Digitale Kassen und das Ende der Papierbons“
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Inventur außerhalb des Bilanzstichtags: Diese Möglichkeiten gibt es
Das Jahresende steht vor der Tür – und das heißt naturgemäß Inventurzeit. Denn in vielen Unternehmen erfolgt dann eine körperliche Bestandsaufnahme, oft am 31.12. Doch das ist nicht zwingend erforderlich, es gibt auch andere Möglichkeiten.
Rechtliche Grundlagen
Die handelsrechtliche Grundlage für die Inventur bildet § 240 Handelsgesetzbuch (HGB). Danach hat jeder Kaufmann (vgl. aber auch die Befreiung nach § 241a HGB) zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein Inventar aufzustellen. Ein Inventar ist ein vollständiges Verzeichnis aller Vermögenswerte und Schulden. Um dieses zu erstellen, sind zunächst die Bestände zu ermitteln, d. h., es ist eine Inventur durchzuführen.
Stichtagsinventur
Die Inventur hat grundsätzlich am Bilanzstichtag zu erfolgen (Stichtagsinventur). Handels- und steuerrechtlich wird es aber nicht beanstandet, wenn die Inventur innerhalb einer Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag vorgenommen wird.
Beachten Sie — Der am Tag der Inventur ermittelte Bestand muss in diesem Fall mengen- und wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden.
Alternativen
Nach § 241 Abs. 3 HGB ist eine zeitverschobene (vor- oder nachgelagerte) Inventur zulässig. Hier muss die Bestandsaufnahme innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Dies erfordert aber einen relativ langen Zeitraum der Fortschreibung bzw. Rückrechnung.
Zudem gibt es zwei weitere Verfahren:
- Bei der permanenten Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB erfolgt die Aufnahme nicht zu einem bestimmten Stichtag, sondern laufend. Jeder Vermögensgegenstand ist im Laufe eines Jahres mindestens einmal körperlich aufzunehmen.
- Bei der Stichprobeninventur (§ 241 Abs. 1 HGB) wird der Bestand mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Berechnungsmethoden ermittelt. Vorteil: Es müssen nicht alle Vermögensgegenstände körperlich aufgenommen werden. Nachteil: Komplexe Ermittlung und Dokumentation.
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Insolvenzverwaltervergütung: Rückstellung ist zulässig
Insolvenzschuldner können Insolvenzverwaltervergütungen als Betriebsausgaben abziehen, soweit die Geschäftsführung des Insolvenzverwalters dazu dient, betriebliche Verbindlichkeiten des Insolvenzschuldners zu befriedigen. Mit dieser Entscheidung hat der Bundesfinanzhof eine für die Insolvenzpraxis wichtige Frage geklärt.
Beachten Sie — Bei einer Gewinnermittlung durch Bilanzierung kommt für den Vergütungsanspruch des Insolvenzverwalters beim Insolvenzschuldner die Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Betracht.
Sachverhalt |
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Wegen seiner Prozessführungsbefugnis als Insolvenzverwalter führte der Kläger das Verfahren für den Insolvenzschuldner. In den Streitjahren 2015 bis 2017 machte er hinsichtlich seiner Ansprüche auf die Insolvenzverwaltervergütung in den Steuererklärungen für den Insolvenzschuldner den Abzug von Betriebsausgaben in Form von Rückstellungen geltend.
Das Finanzamt und das Finanzgericht Rheinland-Pfalz erkannten die Rückstellungen jedoch nicht an, sodass der Kläger Revision einlegte – und zwar erfolgreich.
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Die Geschäftsführung des Klägers bezog sich ganz überwiegend auf die Befriedigung betrieblicher Verbindlichkeiten des Insolvenzschuldners und insofern auf dessen passives Betriebsvermögen. Gibt es keinen Zweifel an der betrieblichen Veranlassung eines abgrenzbaren Teils der Insolvenzverwaltervergütung, besteht kein Aufteilungs- und Abzugsverbot. Notfalls ist der abziehbare betriebliche Anteil zu schätzen.
Das Finanzgericht muss nun im zweiten Rechtsgang u. a. prüfen, ob der Insolvenzschuldner in den Streitjahren noch zur Bilanzierung berechtigt war. Sollte das nicht mehr der Fall gewesen sein, wären keine Rückstellungen zulässig. Der Betriebsausgabenabzug wäre dann erst im Jahr der Zahlung der Insolvenzverwaltervergütung möglich.
Quelle — BFH-Urteil vom 25.6.2026, Az. III R 35/23, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 256114; BFH, PM Nr. 57/26 vom 8.10.2026
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Fahrtkosten als Reisekosten: Bundesfinanzhof präzisiert den Betriebsstättenbegriff
Durch die Neuordnung des steuerlichen Reisekostenrechts (mit Wirkung ab dem Veranlagungszeitraum 2014) wurde der für die Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit relevante Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte durch den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt. In einer aktuellen Entscheidung hat der Bundesfinanzhof nun u. a. herausgestellt, dass der Begriff der Betriebsstätte nicht durch den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte vorgegeben ist, sondern im Grundsatz (wie bisher) normspezifisch eigenständig bestimmt werden muss.
Im Streitfall erzielte der Steuerpflichtige (ein Seelotse) Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Strittig war hier vor allem, ob er eine Betriebsstätte i. S. des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6 des Einkommensteuergesetzes (EStG) hatte. Da dies allerdings nicht der Fall war, waren die Aufwendungen des Steuerpflichtigen für seine Fahrten von der Wohnung zu den einzelnen Lotseinsätzen in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig (keine Begrenzung auf die Entfernungspauschale) – und auch die geltend gemachten Verpflegungsmehraufwendungen waren abziehbar.
Entscheidungsgründe
Eine Betriebsstätte setzt eine ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung voraus, die der Steuerpflichtige nicht nur gelegentlich, sondern mit einer gewissen Nachhaltigkeit, d. h. fortdauernd und immer wieder zur Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit aufsucht. Dies erfordert, den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten Tätigkeit zu bestimmen. Die Erledigung bloßer Hilfs- und Nebentätigkeiten ist nicht ausreichend.
Diese normspezifische Auslegung des Begriffs der Betriebsstätte in § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6 S. 1 EStG durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist auch nach dem Inkrafttreten der steuerlichen Reisekostenreform maßgeblich.
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MERKE — Soweit der Bundesfinanzhof in der Vergangenheit im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Seelotsen im jeweiligen Lotsrevier oder Lotsbezirk eine großräumige Betriebsstätte angenommen hat, hält er unter der Geltung des geänderten Reisekostenrechts für Arbeitnehmer daran nicht mehr fest.
Die vom Gesetzgeber gewollte grundsätzliche Gleichbehandlung von Arbeitnehmern und Gewinnermittlern im steuerlichen Reisekostenrecht findet ihre Grenze in den gesetzlichen Bestimmungen, wie sie sich im Kontext darstellen. Danach kommt die Annahme einer großräumigen Betriebsstätte eines See- und Hafenlotsen nach der Änderung des Reisekostenrechts der Arbeitnehmer nicht mehr in Betracht.
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Quelle — BFH-Urteil vom 23.6.2026, Az. VIII R 13/24, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 255928; BFH, PM Nr. 51/26 vom 24.9.2026
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